قاعات الاجتماعات ومجلس الإدارة: حيث تُتَّخذ القرارات

قاعات صغيرة أكثر من الكبيرة. معظم المقارّ في الخليج تضم قاعة فخمة واحدة لاثني عشر شخصاً وغرفتين صغيرتين، والصحيح هو العكس: لستين موظفاً تشير التجربة إلى أربع إلى ست غرف لشخصين إلى أربعة، وقاعتين لستة إلى ثمانية، وقاعة واحدة لاثني عشر إلى أربعة عشر تصلح أيضاً لمجلس الإدارة. العمل الهجين والفرق الموزّعة عبر المناطق الزمنية يزيدان الحاجة إلى الغرف الصغيرة أكثر، لأن الاجتماعات المرئية تنتقل من المكتب إلى خلف باب. قبل الرسم، أحصوا الاجتماعات شهراً كاملاً: المشاركون في القاعة، المشاركون على الشاشة، المدة، وهل كانت القاعة أكبر أو أصغر من اللازم. الأرقام تفاجئ دائماً تقريباً في اتجاه قاعات أصغر واجتماعات أقصر مما افتُرض، وتعطي أساساً أفضل من عدد القاعات في المقر القديم.

بحسب الكاميرا لا الكتالوج. في قاعة تُعلَّق فيها الشاشة على الجدار القصير ترى الكاميرا شريحة من القاعة، ويختفي المشاركون خارج الشريحة أو الذين يولّونها ظهورهم عن كل من يشارك من لندن أو الرياض. الطاولة المستطيلة الطويلة لاثني عشر تعمل لذلك بشكل سيئ في الاجتماعات الهجينة؛ الطاولة التي تضيق نحو الشاشة، أو الطاولة الموضوعة بالعرض والشاشة على الجدار الطويل، تمنح كل مشارك وجهاً في الإطار. حجم الطاولة يحدّده العدد الفعلي للمشاركين لا الأقصى: طاولة لثمانية في قاعة يجلس فيها خمسة تعطي اجتماعاً يرى فيه الناس بعضهم. حافة الطاولة يجب أن تحفظ مسافة من الجدار تسمح بالمرور خلف مشارك جالس دون أن يُطلب منه التحرك، وأن تترك مساراً لمن يقدّم القهوة دون أن يمرّ أمام الشاشة. يبدو ذلك بديهياً ولا يتحقق في قاعتين من كل ثلاث في الخليج.

السرية وراحة الجلوس وتقنية لا تخذل أمام الأعضاء المستقلين والمدققين. اجتماعات مجالس الإدارة في شركات الخليج تدوم عادة ثلاث إلى خمس ساعات، وكثيراً ما يحضرها المدقق وأعضاء من الخارج، ويُشارك آخرون مرئياً من الخارج، فيجب أن تُختار المقاعد لهذه المدة: منجَّدة، بارتفاع مقعد قابل للضبط ومسند ظهر لا يفرض جلسة متصلبة. الطاولة تحتاج إلى تمرير كابلات مخفي ومأخذ كهرباء عند كل مقعد حتى لا تتنافس الحواسيب المحمولة والأجهزة اللوحية على المقبس. الصوتيات يجب أن تضمن ألا يُتابَع من الممر ما يُقال عن الاستراتيجية أو الاستحواذ أو الإدارة، وهذا يتطلب عزلاً موثَّقاً في الجدران والباب لا سقفاً صوتياً فحسب. وقاعة مجلس الإدارة الخليجية تحتاج إلى مكان لصينية الضيافة ومسار لتقديمها لا يقطع الاجتماع. وأخيراً يجب أن تخدم القاعة غرضاً آخر بين الاجتماعات، فقاعة مجلس إدارة فارغة 340 يوماً في السنة متر باهظ في أي مدينة خليجية.

بمعالجة جدارين على الأقل من الجدران الأربعة والسقف بمواد ماصّة للصوت، وبأرضية لا تعيد الصوت. الجدران الزجاجية صلبة ومتوازية، والقاعة التي فيها زجاج من جهتين وجبس من جهتين تعاني ترجيعاً يجعل الاجتماعات المرئية مرهقة والاجتماعات الطويلة منهكة. ألواح ماصّة على جداري الجبس، وسقف صوتي بقيم موثَّقة، وسجاد أو أرضية نسيجية تحلّ معظم المشكلة؛ المقاعد المنجَّدة وسطح طاولة ليس من الزجاج تحلّ الباقي. السرية مهمة أخرى: تحدّدها إحكامية الجدار الزجاجي والباب، التي يجب تحديدها وتوثيقها عند الشراء. قد تكون للقاعة صوتيات جيدة في الداخل وتسرّب مع ذلك كل كلمة إلى الممر، والعكس صحيح. كلاهما يُخطَّط، ولا يُنقَذ أيّ منهما بسجادة تُوضع لاحقاً.

الشاشة على مستوى عين المشاركين الجالسين، على الجدار الذي يمنح الكاميرا أوسع رؤية للطاولة، والكاميرا مباشرة تحت منتصف الشاشة أو فوقه، بحيث ينظر من ينظر إلى الشاشة إلى الكاميرا أيضاً. الخطأ الأكثر شيوعاً هو الشاشة المعلَّقة أعلى من اللازم لأنها رُكّبت بعد الطاولة: المشاركون ينظرون إلى الأعلى ويبدون غائبين لمن في الخارج. الخطأ الثاني هو النافذة في الخلفية، التي تحوّل الجميع في القاعة، تحت شمس الخليج، إلى ظلال كل يوم تقريباً. تُوضع الطاولة بحيث لا يجلس أحد وظهره إلى الكاميرا، ويُوضع الميكروفون ومكبّر الصوت فوق الطاولة أو عليها لا في الشاشة في القاعات الأطول من خمسة أمتار. شاشة صغيرة إلى جانب الكبيرة لقائمة المشاركين تجعل الاجتماع أكثر إنصافاً لمن يشارك من سنغافورة. كل هذا يُخطَّط على الرسم، لأن نقل الشاشة بعد تمديد الكابلات مكلف.

يمكن وينبغي، إذا كان المقر في مدينة يُثمَّن فيها المتر المربع. قاعة لاثني عشر إلى أربعة عشر شخصاً يمكن تجهيزها بطاولة معيارية تنقسم إلى قطعتين أو ثلاث، ومقاعد خفيفة قابلة للتكديس، وشاشة ولوح يعملان في أي ترتيب. هكذا تخدم القاعة ورش العمل والعروض للعملاء واجتماعات الشركة كلها حين لا يجتمع المجلس. الشرط أن يتمكن شخص واحد من إعادة الترتيب في أقل من عشر دقائق، وأن تبدو القاعة بعدها قاعة مجلس إدارة لا فصلاً دراسياً مرتَّباً. يتطلب ذلك أن تكون الطاولة والمقاعد قد اختيرت منذ البداية للدورين، وأن يكون تخزين المقاعد والقطع الإضافية مرسوماً في القاعة أو إلى جانبها. بلا هذا التخزين تتحوّل المرونة إلى فوضى خلال ربع سنة.